Bron: Wegtransport Management - maart 2004

'Wat Wolter Koops heeft, dat wil ik ook'

Open platform boordcomputer boekt resultaat

Zijn boordcomputers een noodzaak? Ja en nee, meende logistiek dienstverlener Wolter Koops. Niet om de rij- en ritregistratie goed op orde te krijgen, wél om zichzelf en de klanten beter zicht te bieden op het reilen en zeilen van de auto's onderweg. Daarom heeft Wolter Koops, na een gedegen vooronderzoek, gekozen voor de boordcomputer. Maar dan - en dat is essentieel - voor computers die te integreren zijn in het managementsysteem van Koops.

In 1961 begon Wolter Koops zijn bedrijf met een enkele vrachtwagen. Inmiddels omvat het bedrijf 200 auto's, 250 man personeel en wordt het bedrijf geleid door Wolter Koops met zijn vier zonen. Naast de vestiging in Zeewolde wordt intussen gebouwd aan een logistiek centrum in Duistland. In de loop der tijd is Wolter Koops daarmee uitgegroeid tot een internationaal logistiek dienstverlener, actief in het geconditioneerd groupagevervoer en warehousing. Dagelijks worden transporten uitgevoerd naar diverse bestemmingen in Europa, met Duistland en het Verenigd Koninkrijk als zwaartepunt. Daarnaast voert Wolter Koops het onderhoud aan koelinstallaties en voertuigen in eigen beheer uit. "Dat doen we opdat we minder afhankelijk zijn van derden en daardoor een stuk flexibeler zijn. Op deze manier kunnen we onze auto's optimaal inzetten", vertelt Wolter Koops jr. Het is om dezelfde reden dat Wolter Koops al langer uitzag naar de mlogelijkheid om boordcomputers in te zetten. En naast het efficiënter inzetten van de wagens, biedt een boordcomputer ook het voordeel van extra service richting de klanten, in de vorm van informatie. "Het is onze insteek om boordcomputers aan te schaffen voor tracking & tracing met de mogelijkheid ze te koppelen aan ons backoffice-pakket van automatiseerder Nachon. Het is voor de klant belangrijk te weten waar een wagen zich bevindt en wat de status is van de vracht. Voorheen moesten wij per telefoon de voertuigen natrekken. Nu hebben we die informatie in onze computer staan. Daarbij komt ook dat je sneller op problemen kunt inspelen en daar de klant van op de hoogte kunt stellen".

Tracking & tracing

Boordcomputers werden eind jaren 80 geïntroduceerd. "Het doel van het gebruik van boordcomputers was altijd het leveren van eenduidige en betrouwbare informatie op het gebied van uren- en ritregistratie", zegt Allard Pomstra, kwaliteitsmanager bij Wolter Koops. "Dat was voor ons echter onvoldoende interessant, want op dat gebied hadden wij een eigen systeem dat weinig problemen opleverde. Bovendien waren de bestaande boordcomputers moeilijk te integreren met ons backoffice-pakket. Voor ons was het feit doorslaggevend dat alle betrokken partijen bereid waren zich te committeren en dat het technisch mogelijk werd een volledige integratie met het backoffice-systeem te realiseren. Dit alles met het doel de tracking & tracing op zendingniveau te verwezenlijken."

Testfase

De betreffende boordcomputers werden in 2001 geïntroduceerd door Transics. "We hebben een aantal producten naast elkaar gelegd, maar de Quattro van Transics was voor Wolter Koops de boordcomputer die we het beste aan ons planningsysteem konden koppelen", vertelt Pomstra. "Maar het was nieuw voor ons, en met Transics hadden we ook nog geen ervaring. We besloten daarom in een test tien auto's te voorzien van een boordcomputer. Zo konden we, voordat de gehele vloot met boordcomputers zou worden uitgerust, de verschillende boordcomputerfuncties testen en kijken of er een stabiel en betrouwbaar systeem zou gaan draaien dat invulling zou geven aan onze eisen."
"Voor ons was het ook relatief nieuw, terwijl we toch al twaalf jaar ervaring hebben in dit vak", zegt Adri Faber, account manager bij Transics. "Het was een nieuwe generatie boordcomputers met Windows CE. Bij de introductiefase moeten er altijd zaken geoptimaliseerd worden en desgewenst aangepast aan de eisen van de klant. Dit soort dingen ontdek je alleen in een testfase. Tussen Wotler Koops en Transics is hierdoor een goede samenwerking ontstaan."

Projectbegeleiding

De testfase leverde een positief resultaat op en leidde niet tot fundamentele veranderingen. De gehele vloot werd daarop stapsgewijs voorzien van Quattro's. "Tweehonderd boordcomputers implementeren en inbouwen, daarvoor moet je veel organiseren en een strakke planning aanhouden. Voor zo'n belangerijk project moet je tijd, mensen en middelen vrijmaken en in zo'n beginfase is dat zeker niet eenvoudig", zegt Pomstra. "Dat begint al bij het inbouwen. Een voordeel was dat we daar onze eigen technische dienst voor konden inschakelen. Een tweede aspect was het tot stand brengen van de koppeling tussen de boordcomputersoftware van Transics en onze backoffice-software van Nachon. Al met al heeft het zeker een jaar geduurd voordat er een goed werkend systeem draaide dat voldeed aan onze eisen."
"Niet elk project neemt een jaar in beslag", zegt Faber. "Maar Wolter Koops was een van de eerste klanten voor deze oplossing en gezamenlijk hebben we onze nek uitgestoken om het tot een succes te maken. Door de vele mogelijkheden die een boordcomputer met open platform biedt, is het geen kant-en-klaar product dat je koopt en installeert. Zo hebben ook de internet- en de softwareprogrammeurs van de back office ermee van doen. Het is dus doorgaand proces, waarbij je steeds verder uitbouwt."
Koops merkt op dat een boordcomputer ook van het personeel een aanpassing vraagt. "Een nieuw systeem met een nieuwe werkwijze vraagt wel wat van je personeel, ook dat vergt extra aandacht. En als een nieuw systeem niet meteen goed functioneert, loop je het gevaar dat de mensen weer volgens de oude methode gaan werken en de boordcomputer links laten liggen. We voorzagen ook problemen bij de mensen op de wagen, als die de boordcomputer als een bedreiging zouden gaan zien. Gelukkig hebben onze chauffeurs het heel positief opgepakt, mede doordat ze in het hele proces goed zijn begeleid door Transics en Wolter Koops. Chauffeursbegeleiding is een heel belangrijk aspect geweest voor het doen slagen van dit project."

Resultaat

Maar wat hebben de boordcomputers Wolter Koops nu opgeleverd?
"In ieder geval een meer gestructureerde informatievoorziening en handling, waardoor de processen makkelijker verlopen en we sneller inzicht hebben in wat er onderweg speelt", zegt Koops. "Er zijn bijkomende voordelen. Zo hebben we inzicht in het brandstofverbruik, waardoor brandstoffacturen beter te controleren zijn. Een ander groot voordeel ligt op het gebied van emballage. Toen het systeem in de praktijk werkte, hebben we de emballageregistratie eraan gekoppeld. We hebben door ons verladingspakket een grote stroom - en retourstroom - aan leeggoed. Dat wordt nu via de boordcomputer geregistreerd, waardoor we actueel inzicht krijgen in de saldo's die openstaan bij diverse klanten, wat een chauffeur onderweg lost en wat voor leeggoed hij retourkrijgt. Als extra service kan de klant de status van vrachten en het leeggoed via het internet op zijn eigen PC volgen. Intussen heeft Wolter Koops nog wel wensen. "Zo willen we uiteindelijk helemaal overstappen op communicatie via GPRS in plaats van het huidige SMS berichtenverkeer", zegt Pomstra. "Het voordeel van GPRS is dat we grotere databestanden in een keer kunnen versturen en ontvangen en de updates van de software in de boordcomputer via de lucht kunnen versturen (remote updating), een snellere toegang tot de informatie en een goedkopere manier van communicatie."
Als je tevreden bent met wat het nu kan, prima. Maar als je meer wilt, dan kan dat. Want de ontwikkelingen blijven elkaar opvolgen', zegt Faber. "Zo is het straks mogelijk de temperatuur in de laadruimte via GPRS af te lezen op de thuisbasis. Dat is voor Wolter Koops belangrijk, want ze vervoeren levensmiddelen en daar worden steeds hogere eisen aan gesteld. Daarom gaan we straks met Wolter Koops een test met deze wijze van temperatuurcontrole uitvoeren."
"Wij horen vaak van vervoerders die zeggen: 'Wat Wolter Koops heeft, dat willen wij ook", zegt Faber.
Koops: "Ik geloof wel dat wij met onze automatisering vooruitstrevend zijn, maar voor ons zijn het meer logische vervolgstappen in ons automatiseringsproces."