Was verstehen wir unter einem mobilen Dokumentenscanner?

Was ist ein mobiler Dokumentenscanner?

Ein mobiler Dokumentenscanner bietet den Fahrern die Möglichkeit, Transportdokumente wie Frachtbriefe oder Kostenbelege in seiner LKW-Kabine einzuscannen. Durch die Kopplung des mobilen Dokumentenscanners mit dem Bordcomputer kann das gescannte Dokument (mit automatischer Angabe von Uhrzeit, Ort, Fahrer, Fahrzeug, Aktivität usw.) direkt ins Backoffice der Spedition gesendet werden. Für den Versand über den mobilen Dokumentenscanner wird mobile Datenkommunikation genutzt, meist über GPRS.

Anwendungsgebiete des mobilen Dokumentenscanners

Mit einem mobilen Dokumentenscanner können Frachtpapiere und Unkostenaufstellungen direkt an die Zentrale geschickt werden. Auch bei Unfällen kann ein mobiler Dokumentenscanner sehr praktisch sein: Dokumente, die unterschrieben werden sollen, werden in diesen Fällen zur Kontrolle an die Zentrale geschickt, bevor der Fahrer sie unterschreibt.

Vorteile des mobilen Dokumentenscanners

Der mobile Dokumentenscanner vereinfacht die Dokumentenverwaltung von Speditionen. Die Fahrer müssen nicht mehr ins Büro fahren, um Dokumente abzugeben. Sie verlieren auch keine Zeit mit der Suche nach einem Faxgerät. Dadurch können Spediteure ihre Kraftstoffkosten senken. Wichtige Dokumente gehen nicht mehr verloren und sind dank des mobilen Dokumentenscanners vor allem sehr schnell digital im Büro verfügbar und können sofort zur eventuellen Kundenunterstützung und zur automatischen Verarbeitung weitergeleitet werden. Die Fakturierung ihrerseits kann viel schneller abgewickelt werden, was sich wiederum positiv auf den Cashflow des Betriebs auswirkt.

Mobiler Dokumentenscanner und mobile Datenkommunikation

Die meisten mobilen, im Transportsektor eingesetzten Dokumentenscannertypen verwenden Datenkommunikation via GPRS. Spediteure bezahlen bei dieser Form von Datenkommunikation nicht pro Nachricht wie bei SMS, sondern nach versendeter Datenmenge. Die Nutzung von GPRS in Kombination mit dem mobilen Dokumentenscanner bietet eine Reihe interessanter Vorteile: Die Datenverbindung ist konstant offen, Rechnungen sind vorhersehbar und schließlich steigert GPRS die Qualität der Dienstleistung für die Kunden.

Mehr über unsere Dokumentenverwaltung TX-DOC