Wat is Mobiele Documentenscanner?

Wat is een mobiele documentenscanner?

Een mobiele documentenscanner stelt chauffeurs in staat transportdocumenten, zoals vrachtbrieven of kostennota’s, in de cabine van de vrachtwagen te scannen. Door de koppeling van de mobiele documentenscanner met de boordcomputer kan het gescande document (met automatische vermelding van tijd, plaats, chauffeur, voertuig, activiteit, …) direct naar de backoffice van het transportbedrijf verstuurd worden. Voor de verzending via de mobiele documentenscanner wordt gebruik gemaakt van mobiele datacommunicatie, meestal via gprs.

Toepassingsgebieden van de mobiele documentenscanner

Door middel van een mobiele documentenscanner kunnen vrachtdocumenten en kostennota’s direct naar de thuisbasis doorgestuurd worden. Ook bij ongevallen kan een mobiele documentenscanner erg handig zijn: te ondertekenen documenten worden in deze gevallen ter controle aan het hoofdkantoor verzonden, voordat de chauffeur ze ondertekent.

Voordelen van de mobiele documentenscanner

De mobiele documentenscanner vereenvoudigt het documentenbeheer van transportbedrijven. Chauffeurs hoeven hiervoor niet meer op kantoor langs te rijden om documenten in te leveren. Chauffeurs verliezen ook geen tijd met het zoeken naar en wachten op een faxtoestel. Daarmee kunnen transporteurs heel wat brandstofkosten besparen. Belangrijke documenten gaan niet meer verloren en zijn dankzij de mobiele documentenscanner vooral zeer snel digitaal beschikbaar op kantoor, onmiddellijk klaar voor eventuele klantenondersteuning en automatische verwerking. De facturering kan op haar beurt een stuk sneller worden afgehandeld, wat dan weer een positief effect heeft op de cashflow van het bedrijf.

Mobiele documentenscanner en mobiele datacommunicatie

De meeste types van mobiele documentenscanner die in de transportsector ingezet worden, maken gebruik van datacommunicatie via gprs. Transportbedrijven betalen met deze vorm van datacommunicatie per hoeveelheid verzonden data, en niet per bericht zoals bij sms. Gebruik van gprs in combinatie met de mobiele documentenscanner biedt een aantal interessante voordelen: de dataverbinding staat continu open, facturen zijn voorspelbaar en op het einde van de rit draagt gprs bij aan een betere kwaliteit van dienstverlening aan klanten.

Meer over ons TX-DOC documentenbeheer