Co oznacza mobilny skaner dokumentów?

Czym jest mobilny skaner dokumetów?

Dzięki mobilnemu skanerowi dokumentów kierowca może zeskanować dokumentację przewozową (dowód dostawy, zestawienie kosztów, itd.) bezpośrednio w kabinie pojazdu. Po podłączeniu skanera do komputera pokładowego, zeskanowany dokument może być przesłany bezpośrednio do działu back office z wykorzystaniem systemu mobilnego przesyłu danych, z reguły poprzez GPRS. Do dokumentu automatycznie dołączane są dane dotyczące czasu, miejsca, pojazdu, identyfikatora kierowcy, czynności, itd.

Do czego można wykorzystać mobilny skaner dokumentów

Mobilny skaner dokumentów umożliwia kierowcy przesłanie dowodów dostawy i zestawień kosztów bezpośrednio do centrali. Urządzenie to jest także niezwykle przydatne w razie wypadku. Od razu po wypadku kierowca może przesłać do biura całą dokumentację dotyczącą zdarzenia, dzięki czemu pracownicy back office mogą dokonać jej weryfikacji zanim kierowca złoży swój podpis na dokumentach.

Zalety mobilnego skanera dokumentów

Mobilny skaner dokumentów upraszcza procedury zarządzania dokumentami w firmie przewozowej. Dzięki niemu kierowcy nie muszą już nadkładać drogi, by osobiście dostarczyć dokumenty do biura, nie tracą też czasu na poszukiwanie faksu. Oprócz oszczędności czasu, oznacza to także oszczędność paliwa. Co równie ważne, użycie skanera pozwala zapobiec zagubieniu ważnych dokumentów, ponieważ ich cyfrowe kopie są cały czas dostępne w biurze i mogą być w każdej chwili przesłane do klienta lub poddane automatycznej obróbce. Warto także wspomnieć, że użycie mobilnego skanera przyspiesza proces fakturowania, co z kolei pozytywnie wpływa na płynnośc finansową firm.

Mobilny skaner dokumentów i mobilny przesył danych

Większość mobilnych skanerów używanych przez firmy przewozowe przesyła dane przy użyciu systemu GPRS. Oznacza to, że przewoźnik płaci za ilość przesłanych danych, a nie za liczbę wysłanych wiadomości, jak ma to miejsce np. w przypadku wiadomości tekstowych. Istnieje bardzo wiele korzyści z jednoczesnego użycia GPRS i mobilnego skanera dokumentów: kanał komunikacji pozostaje przez cały czas otwarty, a jego koszt jest niski i przewidywalny. Zastosowanie technologii GPRS umożliwia lepszą i tańszą komunikację i może mieć wpływ na podwyższenie jakości obsługi klienta.

Więcej informacji na temat zarządzania dokumentacją z TX-DOC